Как провести эффективную онлайн-встречу

В 2020 году из-за пандемии практически все компании были вынуждены перестроиться на удаленный формат работы. И хотя сейчас ограничения постепенно снимаются, общение в Сети и удаленное ведение бизнеса сохраняются. А некоторые специалисты использовали видеосвязь еще до того, как это стало мерой защиты, например, психологи уже давно общаются с клиентами онлайн.

Сегодня мы разберем особенности удаленной связи, ее плюсы и минусы, а также озвучим девять правил для организации и проведения эффективной онлайн-встречи и познакомимся с популярными ошибками в дистанционном общении.

Особенности онлайн-встреч: плюсы и минусы

Чем онлайн-общение отличается от очной встречи:

  • сложнее считывать невербальную речь, а иногда ее не видно (если нет видео);

  • технические неполадки, любые задержки звука или изображения раздражают, портят настроение участников;

  • выше уровень стресса, так как каждый звук и жест на виду (легко забыться, если работаешь из дома, и сказать или сделать что-то не то);

  • сложнее управлять вниманием аудитории.

Плюсы онлайна:

  • расширяются коммуникативные возможности (разные города больше не помеха для работы);

  • можно собрать большее количество людей, чем при реальном собрании;

  • проще прийти на встречу (нужно иметь только выход в интернет и устройство).

Минусы:

  • иногда возникают технические неполадки, снижающие эффективность мероприятия;

  • больше отвлекающих факторов;

  • частые контакты с техникой утомляют.

Живое общение ярче и интереснее. Однако иногда нет возможности встретиться лично, и тогда приходится встречаться с коллегами, подчиненными или клиентами в режиме онлайн. С минусами можно бороться, если знать правила дистанционного общения.

Правила проведения эффективной онлайн-встречи

Разберем подробно каждое из девяти правил.

Правило № 1: Выбирайте для совещания правильный инструмент

Выбирайте программы с простым и понятным интерфейсом. Примеры:

  1. Zoom. Подходит для конференций и вебинаров с видео и без него. Можно переписываться в чате. Есть функция демонстрации экрана, записи, смены фона (для тех, кто не хочет показывать домашнюю обстановку), зала ожидания (прежде чем подключиться, новый участник проходит модерацию, то есть никто лишний не придет на встречу). Любой человек может зарегистрироваться и создать свою конференцию или без труда войти в уже организованную встречу по ссылке-приглашению.

  2. Google Duo Highlights. Сервис для общения по видео с компьютера, планшета, смартфона и других устройств. Можно организовывать конференции или беседу один на один. Есть функция отправки видеосообщений. Нельзя записать конференцию или обменяться файлами.

  3. Skype. Быстрые незапланированные собрания, аудио- и видеозвонки, запланированные конференции – всё это доступно в сервисе. Есть функция настройки субтитров, демонстрации экрана (в том числе с мобильного устройства), записи звонков, встроенного переводчика, размытия фона. Кроме этого, можно общаться в чате, обмениваться файлами.

Существуют и другие программы для организации онлайн-встреч, но эти сервисы пользуются особым спросом и уже зарекомендовали себя с лучшей стороны.

Если нужно обсудить что-то с одним человеком, то можно связаться через Вайбер или Телеграм.

Важно! После того как все участники подключатся, попросите каждого отписаться в чате или ответить, нет ли проблем со звуком или изображением.

Правило № 2: Присылайте повестку заранее

Неизвестность пугает и отталкивает. Вы же не хотите, чтобы участники вошли в чат негативно настроенными и встревоженными? Однако разослать файл с тезисным изложением содержания нужно не только поэтому. Так вы продемонстрируете уважение к коллегами (подчиненным, партнерам, клиентам) и свой профессионализм. Раз есть повестка, значит, вы готовились к мероприятию и четко понимаете, что и зачем будете говорить.

Когда отправить повестку: минимум за час до собрания, чем раньше, тем лучше. Можно и за пару дней до созвона, если вы уже определились с планом конференции.

Правило № 3: Приходите на встречу вовремя

Казалось бы, прийти на онлайн-событие вовремя проще, чем в реальной жизни – пробок нет, машина сломаться не может. Однако на практике именно при видеообщении опоздания случаются чаще: «Забегался по дому», «Не рассчитала время, пока с ребенком играла», «Ой, компьютер долго включался», «Интернета не было». И начинается. Первые 10 минут уходят на хаотичное подключение задержавшихся. Это отвлекает и снижает эффективность.

Опаздывать нельзя никому, особенно организатору. Лучше придите на 5–10 минут раньше. Чтобы не пропустить время, поставьте напоминание на телефон. За полчаса-час до встречи проверьте устройство, связь с интернетом и займитесь другими организационными моментами.

А для остальных участников придумайте систему символического наказания, если это допустимо рамками политики вашей организации. Например, можно взимать штраф за каждую минуту опоздания.

Правило № 4: Управляйте микрофоном

Включайте микрофон, когда говорите, и отключайте в остальное время. Управлять гарнитурой особенно важно в том случае, если на заднем фоне присутствуют какие-то звуки: сигналы машин, крики детей и прочее. Конечно, нужно по возможности выбирать удобное время и место для общения по видеосвязи, но в жизни случается всякое, и работать приходится в разных условиях.

Важно! Выбирая программу для общения, обратите внимание на возможность управления микрофоном. К примеру, в Zoom и Skype есть такая функция.

Правило № 5: Для совещания выбирайте место с хорошей связью

Эффективность онлайн-контакта снизится, если периодически видео будет зависать, звук пропадать, а ваша речь «булькать». Заранее найдите место с устойчивой связью. Если речь идет о мобильном интернете, то позаботьтесь не только о качестве соединения, но и о доступном лимите трафика. Кстати, иногда мобильный интернет обеспечивает лучшее соединение, чем WiFi.

Интересно! Сервис GoogleDuoHighlights автоматически определяет, какой тип интернета лучше в настоящую минуту, и переключается с WiFi на мобильный и обратно.

Правило № 6: Выключайте видео

Если вы находитесь не в лучшей форме, вам не нужно что-то демонстрировать собеседнику, задний план не подходит для переговоров даже с учетом размытия или замены фона, то лучше откажитесь от видео и оставьте только звук. К тому же общение без видео обеспечивает лучшее соединение.

Общение с аудио и видео имеет свои плюсы и минусы:

Тип

Плюсы

Минусы

Аудио

Можно не выбирать наиболее красивое место и не думать о своем внешнем виде. Устойчивее связь (с аудио обычно проблем не возникает, чаще зависает видео)

Закрыт канал невербальной коммуникации, сложнее управлять вниманием аудитории

Видео

Открыт невербальный канал, можно получить и дать больше информации. Выше вовлеченность (не получится участвовать в беседе и параллельно заниматься своими делами)

Нужно заранее позаботиться о своем внешнем виде и заднем фоне, устранить отвлекающие факторы. Выше риск проблем со связью

Выбирайте тип связи в зависимости от темы, цели и условий встречи, в которых вы планируете общаться.

Обратите внимание! Если во время общения вам нужно отлучиться, то видео лучше отключить.

Правило № 7: Устраните отвлекающие факторы

Что нужно сделать перед подключением:

  • закройте лишние вкладки в браузере;

  • отключите звук на телефоне и оповещения в приложениях;

  • выберите нейтральный фон и уберите из кадра всё, что может отвлечь собеседника.

В процессе общения старайтесь смотреть в камеру устройства, а не на свое или чужое изображение. Визуальный контакт важен и в онлайне.

Правило № 8: Соблюдайте тайминг

Вы уже разослали повестку встречи и дали понять, что подготовились. Не разочаровывайте собеседников.

Что должен включать в себя тайминг:

  1. Подготовьте план и расписание конференции, положите их перед собой, рядом поместите часы. Чтобы не потеряться во времени, заранее отрепетируйте свое выступление. Представьте, что уже проводите встречу, учтите каждую мелочь и оставьте запас времени на неожиданности.

  2. Вначале расскажите собеседникам о своих планах, задайте ритм общению. Если собрание предполагает не только ваше выступление, но и доклады других участников, то заранее скажите, сколько времени у них будет. И в любом случае обязательно заранее сообщите, сколько продлится обсуждение.

Ни в коем случае не затягивайте встречу, потому что у людей может быть расписан весь день, каждая минута на счету. Если понимаете, что не укладываетесь в расписание, то откажитесь от части материала. Вы должны выделить приоритеты и второстепенные темы заранее. Если что-то не успеете сказать, то отправьте потом оставшийся материал файлом или письмом каждому участнику. В удобное время они ознакомятся с ним.

Обратите внимание! Если встреча длится больше часа, то лучше разбить ее на две части с перерывом.

Правило № 9: Обязательно составьте отчет о прошедшем событии

Зачем составлять отчет:

  • для дальнейшего самоанализа и самоконтроля;

  • чтобы познакомить с ключевыми мыслями встречи тех, кто не смог ее посетить;

  • для демонстрации своего профессионализма и уважения к участникам.

Письменная фиксация хода и итогов поможет в дальнейшей работе:

  • Ничего не забудется и не останется незамеченным.

  • Анализ ошибок и трудностей поможет повысить эффективность следующих встреч.

  • Выводы станут базой плана дальнейшей работы.

Разошлите отчет всем участникам, в том числе тем, кто не смог присутствовать, но должен быть в курсе всех событий. Можете сразу оставить свой комментарий или замечания, наметить пути дальнейшей работы. Или просто отправьте файл и предложите время для новой встречи с целью его обсуждения.

Популярные ошибки

Распространенные ошибки при организации:

  • Неуважение к собеседникам. Заранее сообщите о встрече, вышлите необходимые материалы, строго придерживайтесь временного регламента.

  • Слабая подготовка. Проверьте исправность своей техники и устойчивость связи. Попросите собеседника сделать то же самое.

  • Паузы. Подготовьте заранее весь необходимый материал и придерживайтесь плана.

Не забывайте давать обратную связь. Речь идет не только о рассылке итогов, но и о вопросах и ответах в процессе встречи. Кроме этого, следите за поведением собеседников и втягивайте в разговор тех, кто отвлекается.

В организации онлайн-встреч важно еще кое-что – навыки работы перед камерой. И, конечно, необходимо знать и понимать основы привлечения и удержания внимания аудитории. Они работают как в офлайне, так и в онлайне. Для тех, кто хочет научиться выступать вживую или через средства удаленной связи, школа ораторского искусства КОРОЛЬ ГОВОРИТ! предлагает свои курсы.

Приходите на курс ораторского мастерства школы КОРОЛЬ ГОВОРИТ! Вы избавитесь от страха публичных выступлений, поставите голос, почувствуете уверенность в себе и будете поражены, сравнивая видео своего первого и финального выступлений!

Рекомендованные статьи

Поделиться:

Теги:

Комментарии

Написать ответ

Адрес вашей электроной почты не будет опубликован.

Теги

  • Развитие речи(15)
  • Навыки коммуникации(35)
  • Начало выступления(8)
  • Развитие интонации голоса(5)
  • Постановка голоса(10)
  • Избавление от страха(9)
  • Сила голоса(3)
  • Развитие дикции(4)

Популярные статьи

Есть вопросы?

Закажите консультацию, и мы вам перезвоним.

Поможем выбрать курс, расскажем о процессе обучения и стоимости.

Ой, Вы ввели неполный номер

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку

персональных данных

Популярные курсы

Ирина сардовская

Ирина Сардовская

Очный курс

Ораторское искусство

Вы научитесь аргументировать свою позицию и побеждать в переговорах!

с 9 ноября

4 недели

18 900

5 Рейтинг

17 отзывов

Артем Держун

Артем Держун

онлайн-курс

Ораторское искусство за 30 дней

Вы научитесь без стресса выступать на сцене и онлайн-формате!

с 15 ноября

30 дней

9 900

5 Рейтинг

13 отзывов

Елена Вдовина

Елена Вдовина

онлайн-курс

Техника речи

Вы научитесь владеть своим голосом на 100% и сформируете четкую дикцию!

с 13 сентября

3 недели

6 900

4.9 Рейтинг

9 отзывов